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Les astuces à connaitre sur excel

Les trucs et astuces qui vont vous changer la vie

· Le coin des pro

Le format excel est un format de fichier permettant de stocker et manipuler des données. L'utilisation d'excel peut parfois s'avérer complexe dans certains cas de manipulation de données ou d'opérations avancées.

Nous proposons ici quelques astuces à connaitre pour une utilisation des fonctions basiques d'excel qui pourront vous faire gagner du temps et améliorer la qualité de vos données.

Nos conseils

Plusieurs formats de cellules existent sur excel. Un format de cellule est un type de valeur qui sera appliqué à la cellule. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une colonne prix, vous pouvez choisir un format de "cellule monétaire".

Pour choisir/changer le format, sélectionnez la ou les cellules, faites un clic droit -> format de cellule -> onglet nombre -> choisissez le format dans "catégorie" (pourcentage, texte...)

Il est important d'appliquer le bon format, cela permet de standardiser les données et de faciliter ensuite l'import d'excel dans des bases de données.

Les astuces à connaitre

Détecter des doublons

Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez détecter les doublons -> "Mise en forme conditionnelle" -> "Règle de mise en surbrillance des cellules" -> "Valeurs en double" -> ok.

Les cellules qui contiennent des valeurs en double apparaitront en rouge.

Convertir un fichier .csv en excel

Le .csv est un format de fichier semblable à excel mais séparant les informations par une virgule ou un point virgule dans une seule colonne. Pour voir de manière lisible les informations, il faut séparer les informations sur plusieurs colonnes.

Sélectionnez la colonne avec les données, cliquez sur l'onglet "données" -> "Convertir" -> "Suivant" sur l'option "délimité" -> sélectionnez les séparateur de données (la virgule, le point virgule, l'espace... ou tout caractère qui sépare les données que vous voulez séparer en colonne) puis cliquer sur suivant -> Fin.

Les données sont séparées en plusieurs colonnes !

Filtrer et trier

Vous pouvez filtrer et trier les données de votre tableau excel en sélectionnant la ligne que vous souhaitez filtrer (en général la ligne 1) et cliquer sur le filtre (encadré en rouge ci-dessous). Des flèches apparaitront sur les cellules. Si vous cliquez dessus une fenêtre s'ouvre et vous pourrez trier les résultats par ordre croissant ou décroissant (ou ordre alphabétique dans le cas de texte) et filtrer les résultats en n'affichant que ceux que vous voulez voir.

Attention : pour le filtre pensez bien à sélectionner toute la ligne, pas uniquement une colonne, sinon les données seront décalées après changement de l'ordre d'une colonne et pas des autres

Compter le nombre de cellules sélectionnées

Vous pouvez avoir besoin de savoir combien de cellules sont sélectionnées. Pour cela, sélectionnez la plage de cellule qui vous intéresse et cliquer en bas sur "Compteur". Compteur permet de calculer le nombre de cellule sélectionnées. Vous pouvez également voir la somme, le max, le min et la moyenne de la page sélectionnée.

Les raccourcis clavier qui font gagner du temps

Lorsqu'une liste est longue, il peut être fastidieux de devoir sélectionner toute la liste à la main. il existe 2 raccourcis clavier qui vous changeront la vie :

Sur Mac : Pour sélectionner toute une colonne : shift + command + flèche du bas

Sur Mac : Pour aller en bas d'une colonne : command + flèche du bas

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