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Comment bien recruter ses stagiaires ?

Nos conseils pour des stages réussis

· Le coin des pro

En tant que galerie ou qu'artiste, il est fréquent de recourir à des stagiaires pour aider au travail quotidien. Si les recrutements présentent toujours une part de risque, vous pouvez les minimiser en suivant quelques conseils.

Avant le stage

Assurer le bon déroulement d'un stage est un travail qui commence en amont, avant même que le stage ait commencé. Il est essentiel de bien préparer le programme du stagiaire et d'être le plus clair possible sur ses missions pour assurer un bon alignement de ses attentes avec les missions que vous lui réservez.

Préparer la mission

Avant de recruter un stagiaire, posez-vous les questions suivantes : 

  • Que fera t-il ? Rédigez le programme de son stage. Qu'il travaille sur un projet ponctuel ou sur du suivi d'activité quotidienne de la galerie, préciser les différentes tâches que vous lui attribuerez pendant son stage. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un stagiaire, en entreprise pour apprendre, et non d'un professionnel expérimenté pour adapter la charge de travail. Il sera toujours temps d'ajuster en cours de stage en fonction du profil du stagiaire.
  • Qui sera son maitre de stage ? Le stagiaire doit être encadré et reporter à un membre de l'équipe qui sera en charge de son stage.
  • Quelle est la durée du stage ? À temps plein ou temps partiel ?
  • Quel est le profil recherché ? Quelles sont les compétences (savoir faire) et "soft skills" (savoir être) nécessaires pour la mission ?
  • Quelle est la rémunération du stage ? Il est toujours plus motivant d'être rémunéré pour son travail.
  • Qu'apporterez vous au stagiaire ? Quelle expérience et quelles compétences un stage dans votre entreprise pourra apporter ? 

Où chercher ?

1. En publiant une annonce sur votre site et vos réseaux sociaux

Un stagiaire qui voit votre annonce sur votre site ou sur vos réseaux sociaux est un stagiaire qui connait déjà votre travail et qui vous suit, donc potentiellement plus motivé.

2. En diffusant l'annonce auprès des écoles spécialisées

Transmettez votre annonce auprès des écoles spécialisées et localisées proche du lieu du stage. Le service des stages transmettra votre annonce à leurs étudiants.

3. En diffusant l'annonce sur les plateformes spécialisées

Les plateformes type ProfilCulture permettent de diffuser les annonces plus largement. Si vous appartenez à un réseau de professionnels comme le CPGA, vos annonces peuvent être diffusées sur leur site.

Faire passer les entretiens

1. Qui doit faire passer l'entretien ?

Une fois les candidatures sélectionnées, vient l'heure des entretiens. Le/la futur(e) maitre de stage fera passer l'entretien, accompagné(e) s'il/elle le souhaite des membres de l'équipe avec lesquels le stagiaire sera amené à collaborer pour avoir plusieurs avis.

2. Quelles questions poser ?

artset

Les questions sont à adapter aux missions du stagiaire mais voici quelques questions relativement classiques qui vous permettront de mieux cerner le profil du candidat. Il est intéressant, en introduction, après la présentation du candidat de lui demander ce qu'il sait de votre activité pour voir s'il a préparé l'entretien et est réellement intéressé par le poste que vous proposez. Par exemple, le candidat s'est-il renseigné sur les expositions que vous avez organisées, les foires auxquelles vous participez ?

  • Quelles sont les trois choses les plus importantes que vous recherchez dans un stage ? Cette question vous permettra de comprendre quelles sont les motivations principales du candidat et de voir si le stage que vous proposez répondra à ses attentes. 
  • Parlez d'une situation où vous avez fait preuve de {qualité requise par le poste}. Cette question est à adapter au poste. Par exemple, s'il s'agit de gestion de projet "...d'une situation où vous avez mené des projets en respectant les délais impartis", s'il s'agit d'un poste commercial "...d'une situation où vous avez atteint les objectifs de vente"...
  • Quelles difficultés avez-vous rencontré lors de vos précédentes expériences et comment les avez-vous surmonté ? Cette question vise à évaluer les capacités d'évolution 
  • Avez-vous déjà rencontré une situation dans laquelle votre manager n'était pas disponible lorsqu'un problème s'est présenté ? Comment avez-vous réagi ? Cela permet de juger de l'autonomie du candidat et de sa capacité d'adaptation.
  • Comment réagiriez-vous dans telle ou telle situation ? 
  • Avez-vous des questions ? C'est un classique des entretiens pour voir si le stagiaire est curieux et proactif. 

Le candidat a t-il pris des notes pendant l'entretien ? Un stagiaire qui a l'habitude de prendre des notes est un stagiaire qui ne vous fera pas répéter les choses deux fois. N'hésitez pas à prendre l'avis de plusieurs collaborateurs, et surtout ceux qui seront amené à travailler avec le stagiaire.

Une fois le futur stagiaire choisi, n'oubliez pas de répondre à tous les candidats qui se sont présentés (même ceux que vous n'avez pas reçus en entretien) avec des messages personnalisés expliquant pourquoi leur candidature n'a pas été retenue. Cela aidera le candidat à s'améliorer et prendre le temps de répondre individuellement à chacun est la meilleure publicité que vous pouvez vous faire (encore trop peu d'entreprises prennent le temps de le faire).

Maintenant que vous tenez votre futur stagiaire, votre rôle sera fondamental dans le bon déroulement de son stage, car même si vous avez trouvé LA pépite, vous ne pouvez pas vous en remettre totalement à lui. Il est là pour apprendre et acquérir de l'expérience auprès de vous.  

Pendant le stage

"Onboarder"

Ce que l'on entend par "onboarding" est le process d'intégration d'un nouvel employé (ou stagiaire). Vous pouvez pour cela créer un manuel d'onboarding dans Slite, l'outil gratuit que nous vous recommandions dans notre article "5 outils pour être plus efficace".

Le manuel d'onboarding permet de lister tous les points opérationnels à voir lors de l'accueil du stagiaire (création d'email, ordinateur...). Vous pouvez également créer un manuel du stagiaire, avec toutes les attentes que vous avez vis à vis du stage et des fiches explicatives sur ses différentes missions. Cela lui permettra d'avoir les indications dont il a besoin pour commencer à travailler et de clarifier vos attentes.

Encadrer

Prenez le temps de les former et surtout de leur expliquer pourquoi ils doivent faire ce qu'ils font, et pourquoi ils doivent de le faire de telle manière et pas d'une autre.

Une meilleure compréhension des tâches est valorisante et permet au stagiaire d'être force de proposition pour améliorer les méthodes en place. Un regard extérieur est toujours bénéfique et permet d'améliorer les habitudes dans lesquelles on peut s'enliser.

Donner des feedbacks

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Il est important de faire des retours sur le travail du stagiaire pour qu'il puisse s'améliorer. Cela sera bénéfique pour lui, qui cherche à développer des compétences et pour vous, qui en profiterez. Le feedback est quotidien, sur chaque tâche mais il important de faire un point à mi-stage et en fin de stage pour faire un récapitulatif des points forts, des points d'amélioration et des remarques d'ordre plus générale sur le comportement vis à vis de l'équipe et des clients par exemple.

Écouter

Soyez à leur écoute. N'hésitez pas à leur demander de vous faire des remarques également afin d'améliorer la prise en charge des stagiaires et ajuster votre programme au mieux. N'attendez pas la fin du stage pour faire ce point ! Un stagiaire heureux sera plus motivé et fera la promotion de votre entreprise auprès de son école et de ses amis. C'est l'assurance de trouver facilement les prochains stagiaires.

Après le stage, gardez contact ! Via linkedin (ou facebook si approprié), il partagera vos annonces de stage et reviendra peut être travailler chez vous !

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